Euroviews. EUROVIEWS: "Bad Tech" ist der Grund, warum Sie Ihr Büro hassen

Arbeiter in einem Großraumbüro, Illustration
Arbeiter in einem Großraumbüro, Illustration Copyright Midjourney/Euronews
Von Arto Vahvanen
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Die in diesem Artikel geäußerten Meinungen sind die der Autoren und stellen in keiner Weise die redaktionelle Position von Euronews dar.
Dieser Artikel wurde im Original veröffentlicht auf Englisch

Technologie sollte nicht dazu führen, dass wir uns schlechter fühlen; sie sollte unser Leben verbessern, schreibt Arto Vahvanen.

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Die meisten technischen Geräte am Arbeitsplatz sind nicht hilfreich. Hier finden Sie drei Möglichkeiten, wie die Bürotechnik für uns arbeiten kann und nicht gegen uns.

Mit der Rückkehr der Mitarbeiter an den Arbeitsplatz - und der Umgestaltung von Büros in einem nie dagewesenen Ausmaß - bietet sich eine entsprechend noch nie dagewesene Gelegenheit, die Bürotechnologie neu zu überdenken.

Viele CTOs nutzen die Gelegenheit, das Büro mit einer großen Menge neuer Technologien ausstatten.

In den nächsten fünf Jahren werden etwa 75 Prozent aller Führungskräfte das Internet der Dinge und vernetzte Geräte sowie KI einsetzen. Weitere 80 Prozent werden Big-Data-Analysen einbeziehen.

Ziel ist es, neue Arbeitsweisen zu ermöglichen, die Effizienz zu steigern und auch die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern.

Doch mehr Tech bedeutet nicht immer bessere Tech. Tatsächlich schaffen die meisten neuen hochentwickelten Arbeitsplatztechnologien mehr Probleme für das Büro, als sie lösen.

Dies ist letztlich auf eine schlechte Strategie bei der Implementierung zurückzuführen.

In meiner Funktion als Head of Digital bin ich für die intelligente und datengesteuerte Verwaltung und Planung von Arbeitsplätzen zuständig. Dazu gehört auch, dass ich neue Lösungen für die Bürotechnik entwerfe und alte, überholte Arbeitsweisen überdenke.

Der häufigste Fehler, den ich bei großen Unternehmen sehe, ist, dass sie sich zu sehr auf nutzlose Technologie verlassen.

Bei der Integration neuer Bürotechnik ist mehr Achtsamkeit gefragt: ein Modell, das die Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellt.

Das bedeutet, dass man die wirklichen Werte des Unternehmens in den Vordergrund stellt - die Mitarbeiter und ihr Wohlbefinden sowie den physischen Büroraum - und die Technologie dazu nutzt, diese Elemente zu unterstützen und zu verbessern, und nicht andersherum.

Wie können wir Tech nutzen, um das Büro menschlicher zu gestalten?

Technologie sollte unser Verhalten nicht verändern, sondern optimieren.

Seit Generationen zwingen Unternehmen ihre Mitarbeiter dazu, innerhalb der Beschränkungen des physischen Büros zu arbeiten.

Mitarbeiter wurden in Einzelräumen untergebracht, dann in Großraumbüros, dann zu Hause und schließlich in einer gemischten Arbeitsumgebung. In all diesen Fällen wurde von den Mitarbeitern verlangt, dass sie sich anpassen und ihr Verhalten ändern, um sich diesen neuen Umgebungen anzupassen.

Das ist jetzt nicht mehr nötig. Es ist sogar ein Ansatz, von dem man aktiv abraten sollte.

Indem sie das Grundproblem der Bürogestaltung angehen, können Manager aufhören, in nutzlose neue Technologien zur Optimierung der Bürofläche zu investieren.
Ein Büro in Los Angeles, USA, Dezember 2018
Ein Büro in Los Angeles, USA, Dezember 2018Guy Wathen/San Francisco Chronicle via AP

Dank einer Fülle neuer Verhaltensdaten können Büros nun zum ersten Mal in der Geschichte vollständig nach den Bedürfnissen der Mitarbeiter gestaltet werden.

Dank neuer Analysetools, die anonymisierte Daten sammeln, können Gebäudemanager Arbeitsmuster verfolgen und datengestützte Entscheidungen über die Bürogestaltung treffen.

Die Mitarbeiter können dann durch eine intelligentere Raumgestaltung ihre Effizienz und Geschwindigkeit bei der Art und Weise, wie und wo sie im Büro arbeiten, maximieren.

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Indem sie das Problem bei der Bürogestaltung an der Wurzel packen, können Manager aufhören, in nutzlose neue Technik zur Optimierung der Büroflächen zu investieren.

"Innovationen" wie Buchungssysteme für Hotdesking werden überflüssig, wenn das Büro bereits hinsichtlich des gesamten Personenflusses optimiert ist. Die Mitarbeiter müssen sich nicht mehr um begrenzte Arbeitsplätze streiten; es gibt immer einen freien Schreibtisch für alle.

Technologie kann physische Büros verbessern, nicht ersetzen

Technologie sollte unsere physischen Besprechungsräume nicht ersetzen, sondern sie verbessern.

Fernarbeit hat zu einer nie dagewesenen Verbreitung von Bürotechnologie geführt. An mehr als 80 Prozent aller Besprechungen nimmt inzwischen mindestens ein Teilnehmer aus der Ferne teil, und diese Zahl wird in den kommenden Jahren noch weiter steigen.

Und dennoch ist die Unzufriedenheit mit virtuellen Meetings groß. Es setzt sich immer mehr die Erkenntnis durch, dass die Technik allein nicht ausreicht, um Menschen effektiv zum Arbeiten zusammenzubringen. Was ebenso benötigt wird, sind physische Räume, in denen sich die Mitarbeiter treffen können.

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Die Allen-Kurve zeigt eindrücklich, wie wichtig der Büroraum für die Förderung der Zusammenarbeit ist. Andere Studien haben gezeigt, dass Live-Interaktionen die Verbundenheit zwischen Menschen viel stärker fördern als digitale Darstellungen.

Daraus folgt, dass auch die Technologie genutzt werden sollte, um die physischen Räume, in denen Menschen zum Arbeiten zusammenkommen, zu verbessern - und nicht zu ersetzen.

Die Forderung, ständig "on" zu sein, hat - zusammen mit einer starken Zunahme der Überwachungstechnologie - zu einem Teufelskreis für Arbeitnehmer geführt, in dem sie keine Zeit mehr finden, um sich zu erholen.
Ein Mann arbeitet an seinem Computer im Hinterhof seines Hauses in Overland Park, KS, USA, März 2020
Ein Mann arbeitet an seinem Computer im Hinterhof seines Hauses in Overland Park, KS, USA, März 2020AP Photo/Charlie Riedel

Mit den neuen Technologien ist dies mehr denn je möglich. Die immersive Qualität von persönlichen Besprechungen kann zum Beispiel in allen Büros stark verbessert werden.

Intelligente Umgebungen, die IoT-Geräte nutzen, können verschiedene Parameter wie Beleuchtung, Temperatur und Geräuschpegel überwachen und intuitiv anpassen, um optimale Arbeitsbedingungen zu schaffen.

In diesen sensorisch reichhaltigen Besprechungsumgebungen können neue Ideen besser gedeihen, und komplexe Informationen können von den Besprechungsteilnehmern auf eine Weise vermittelt und aufgenommen werden, die zu einem tieferen Verständnis und einer besseren Zusammenarbeit führt.

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Diese Anpassungen tragen dazu bei, das Büro zu einem angenehmeren und attraktiveren Ort für alle zu machen - auch für Mitarbeiter mit besonderen Bedürfnissen.

Das menschliche Element in den Mittelpunkt der Arbeit stellen

Technologie sollte nicht dazu führen, dass wir uns schlechter fühlen; sie sollte unser Leben verbessern.

Arbeitnehmer in aller Welt sind so gestresst wie noch nie zuvor. 44 Prozent geben an, dass sie bei der Arbeit "viel" Stress erleben. Dies ist nicht nur für sie selbst untragbar, sondern schadet auch der Leistung des Unternehmens.

Ein Großteil der Verschlechterung der psychischen Gesundheit der Mitarbeiter ist auf die neue Bürotechnologie zurückzuführen. Die Forderung, ständig "on" zu sein, hat - zusammen mit einer starken Zunahme der technischen Überwachung der Mitarbeiter - zu einem Teufelskreis geführt, in dem sie scheinbar keine Zeit finden, um sich zu erholen.

Die Bürotechnologie muss jetzt die psychische Gesundheit der Mitarbeiter unterstützen und ihr Vorrang einräumen.

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Neue Technologien können ihr Wohlbefinden über einen längeren Zeitraum verfolgen und Burnout-Risiken erkennen, bevor sie sich ausbreiten.

Diese Systeme basieren sowohl auf anonymisierten Daten als auch auf Selbstauskünften. Wellness-Technologien helfen den Mitarbeiter, mehr über ihren Körper zu erfahren und ihre Stressfaktoren zu verstehen, und ermöglichen es allen im Büro, ihre Arbeitsweise zu ändern.

Die Verfolgung sensibler Daten wie dieser erfordert Vertrauen und Einfühlungsvermögen. Deshalb müssen Wellness-Technologien, wie alle anderen Bürotechnologien auch, auf die Mitarbeiter ausgerichtet sein.

Indem wir den Menschen in den Mittelpunkt aller Arbeitstechnologien stellen, stellen wir sicher, dass diese neuen Tools die Mitarbeiter nicht nur nicht entmutigen, sondern sie tatsächlich unterstützen.

Arto Vahvanen ist Head of Digital Offerings and Customer Experience bei Framery und ehemaliger Lead Product Manager bei Nokia.

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